Die meisten Artikel zu diesem Thema beantworten die Frage "welches ERP-System für kleine Unternehmen" und überspringen die wichtigere: ob Sie überhaupt eines brauchen. Ein ERP-Projekt bindet in einem 25-Personen-Betrieb spürbare Kapazität und kostet im ersten Jahr regelmäßig einen fünfstelligen Betrag. Wenn eine Warenwirtschaft mit sauberer Buchhaltungsanbindung Ihr Problem löst, ist das die bessere Entscheidung.
Dieser Artikel geht in dieser Reihenfolge vor: erst der Bedarfstest, dann die Alternativen, dann die Systeme, die unter 50 Nutzern realistisch bleiben. Wenn Sie größer als 50 Mitarbeitende sind oder mehrere Gesellschaften führen, ist ERP für den Mittelstand der passendere Einstieg.
Kernaussage
Der Auslöser für ein ERP ist selten die Mitarbeiterzahl, sondern der Punkt, an dem dieselbe Information an drei Stellen gepflegt wird und niemand mehr weiß, welche Version stimmt. Unser kostenloser ERP-Vergleich zeigt in etwa 10 Minuten, welche Systeme zu Ihrer Größe passen.
Der Bedarfstest: sechs Fragen
Beantworten Sie diese Fragen ehrlich. Vier oder mehr Ja-Antworten sprechen für ein ERP-System.
- Pflegen Sie Artikel- oder Kundendaten in mehr als einem System? Wenn eine Preisänderung an drei Stellen nachgezogen werden muss, ist das der klassische ERP-Auslöser.
- Können Sie Ihren aktuellen Lagerbestand ohne Nachzählen benennen? Falls nein, kostet Sie das bereits Geld in Form von Fehlbeständen oder Überbeständen.
- Wissen Sie, welcher Auftrag welche Marge hatte? Nicht der Monatsumsatz, sondern der einzelne Auftrag inklusive Material und Arbeitszeit.
- Gibt es eine zentrale Excel-Datei, die niemand anfassen darf? Ein sicheres Zeichen, dass ein Kernprozess an einer einzelnen Person und einer Datei hängt.
- Dauert Ihr Monatsabschluss länger als eine Woche? Meist ein Symptom manueller Datenübertragung zwischen Systemen.
- Verhindert Ihre IT gerade Wachstum? Etwa weil ein zusätzlicher Verkaufskanal oder ein zweites Lager mit den bestehenden Werkzeugen nicht abbildbar ist.
Bei weniger als vier Ja
Dann ist ein ERP-Projekt derzeit vermutlich verfrüht. Investieren Sie stattdessen in eine saubere Warenwirtschaft mit DATEV-Anbindung und in die Bereinigung Ihrer Stammdaten. Beides brauchen Sie ohnehin, falls später doch ein ERP kommt, und beides ist deutlich günstiger.
Die Alternativen zum ERP
Zwischen Buchhaltungssoftware und vollwertigem ERP liegt ein Zwischenfeld, das im DACH-Raum gut besetzt ist und in internationalen Vergleichen regelmäßig fehlt.
| Lösungsart | Deckt ab | Stößt an Grenzen bei |
|---|---|---|
| Buchhaltungssoftware | Finanzbuchhaltung, Rechnungen, DATEV-Export | Lager, Einkauf, Produktion, Auftragskalkulation |
| Warenwirtschaftssystem | Artikel, Lager, Einkauf, Verkauf | Fertigung, Projektabrechnung, Mehrgesellschaftsstruktur |
| Cloud-Werkzeuge für Onlinehandel | Bestellabwicklung, Versand, Kanalanbindung | Fertigungstiefe, komplexe Rechnungslegung |
| ERP-System | Alle Kernprozesse in einer Datenbasis | Aufwand und Kosten, wenn die Komplexität fehlt |
Im deutschsprachigen Raum gibt es zusätzlich Anbieter, die sich gezielt zwischen Warenwirtschaft und ERP positionieren und besonders im Onlinehandel verbreitet sind. Sie sind nicht Teil unseres Vergleichs, weil sie den Funktionsumfang eines ERP bewusst nicht abdecken. Für einen reinen Onlinehändler mit 15 Personen können sie trotzdem die wirtschaftlichere Wahl sein.
Welche ERP-Systeme unter 50 Nutzern realistisch bleiben
Nicht jedes System skaliert nach unten. Mehrere der bekannten Namen haben faktische Mindestgrößen, die sich aus Lizenzpaketen oder aus dem Implementierungsaufwand ergeben.
| System | Realistisch ab | Einordnung für kleine Unternehmen |
|---|---|---|
| Odoo | etwa 5 Nutzer | Niedrigste Einstiegshürde, modular zubuchbar. Buchhaltungsseite und Partnerqualität gesondert prüfen |
| SAP Business One | etwa 10 Nutzer | Ausgereift und im DACH-Raum gut betreut. Sinnvoll, wenn Sie an eine SAP-Mutter anbinden oder es planen |
| Dynamics 365 Business Central | etwa 15 Nutzer | Stark, wenn Microsoft 365 bereits im Einsatz ist. Größtes Partnernetz im deutschsprachigen Raum |
| SAP S/4HANA Public Cloud | etwa 40 Nutzer | Unter dieser Größe steht der Implementierungsaufwand meist nicht im Verhältnis zum Nutzen |
Nicht in dieser Tabelle, weil sie für kleine Unternehmen in der Regel überdimensioniert sind: SAP S/4HANA Private Cloud und On-Premise, Microsoft Dynamics 365 Finance und Supply Chain Management, Oracle Cloud ERP, IFS Cloud und Infor CloudSuite. Diese Systeme sind nicht schlechter, sie sind für eine andere Unternehmensgröße gebaut. Die vollständige Preisübersicht finden Sie unter ERP-Preise.
Was kleine Unternehmen bei der Auswahl falsch machen
- Zu groß kaufen. Die Sorge, das System herauszuwachsen, führt regelmäßig zu einem System, dessen Einführung das Unternehmen überfordert. Ein ERP, das nach fünf Jahren ersetzt wird, weil Sie gewachsen sind, ist ein Erfolg und kein Fehler.
- Nur auf den Lizenzpreis schauen. Die Lizenz ist bei kleinen Projekten oft der kleinere Posten. Ein System für 80 EUR pro Nutzer mit 60.000 EUR Einführungsaufwand ist teurer als eines für 120 EUR mit 25.000 EUR.
- Den Partner nicht prüfen. Bei kleinen Projekten bekommen Sie beim großen Systemhaus selten das A-Team. Ein spezialisierter kleiner Partner mit Referenzen in Ihrer Größenordnung ist meist die bessere Wahl. Fragen Sie nach zwei Referenzkunden ähnlicher Größe und rufen Sie dort an.
- Die eigene Kapazität überschätzen. Auch ein kleines ERP-Projekt braucht eine verantwortliche Person mit spürbarer Zeitzuteilung. In einem 25-Personen-Betrieb heißt das, dass jemand anderes deren Aufgaben übernimmt.
Was es kostet
| Position | 10 bis 25 Nutzer | 25 bis 50 Nutzer |
|---|---|---|
| Lizenz pro Jahr | 8.000 bis 25.000 EUR | 20.000 bis 70.000 EUR |
| Einführung einmalig | 15.000 bis 60.000 EUR | 40.000 bis 150.000 EUR |
| Projektdauer | 3 bis 6 Monate | 4 bis 8 Monate |
| Interne Bindung | 0,5 Vollzeitstelle | 1 Vollzeitstelle |
Diese Spannen sind breit, weil der Anpassungsgrad den Ausschlag gibt. Wer im Standard bleibt, liegt am unteren Rand. Jeder Sonderprozess verschiebt Sie nach oben, und zwar dauerhaft, nicht nur einmalig. Wie eine Einführung im Detail abläuft, beschreibt der Artikel zur ERP-Einführung.
Förderung prüfen
Digitalisierungsvorhaben kleiner und mittlerer Unternehmen sind in Deutschland und Österreich grundsätzlich förderfähig, sowohl über Bundes- als auch über Landesprogramme. Die Programme, Fristen und Fördersätze ändern sich regelmäßig, deshalb nennen wir hier bewusst keine konkreten Zahlen. Klären Sie das vor der Vertragsunterschrift mit Ihrer Wirtschaftsförderung oder Ihrer Kammer, weil eine Förderung in einigen Programmen entfällt, wenn das Vorhaben bereits begonnen hat.
Der nächste Schritt
Wenn der Bedarfstest für ein ERP spricht: Der kostenlose ERP-Vergleich prüft 17 im DACH-Raum relevante Systeme gegen Ihre Anforderungen und schließt die aus, die an einem harten Kriterium scheitern. Das dauert etwa 10 Minuten. Wir verkaufen keine Lizenzen und keine Implementierungsleistungen.