Ab 1. Januar 2027 muss Ihr ERP für jedes inländische Geschäft mit anderen Unternehmen eine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen können, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag. Ab 2028 gilt das für alle. Ein PDF per E-Mail ist dann keine zulässige Rechnung mehr. Weil eine neue ERP-Einführung in den verbleibenden 80 Tagen praktisch nicht zu schaffen ist, entscheidet sich die Frist 2027 im heutigen System, die Frist 2028 und jede Ausschreibung dagegen in der ERP-Auswahl.
Dieser Ratgeber liest die Pflicht direkt aus dem Umsatzsteuergesetz, nicht aus Zusammenfassungen (Stand 13. Oktober 2026). Er zeigt, was ein ERP dafür technisch leisten muss, wie lange eine Einführung bei den 16 aktiven Systemen unseres DACH-Vergleichs dauert, und welche Anbieter die Formate laut eigener Dokumentation ab Werk liefern. Eine steuerliche Beratung im Einzelfall ersetzt er nicht.
Was gilt ab 1. Januar 2027 genau?
Ab 2027 endet die allgemeine Übergangsfrist für das Ausstellen. Seit 1. Januar 2025 ist eine Rechnung an ein anderes inländisches Unternehmen grundsätzlich als E-Rechnung auszustellen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). § 27 Abs. 38 UStG erlaubt aber bis 31. Dezember 2026 für alle noch Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, andere elektronische Formate wie das PDF. Für Umsätze ab 2027 gilt diese Erleichterung nur noch, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betrug.
| Datum | Was sich ändert |
|---|---|
| 01.01.2025 | E-Rechnung wird der Regelfall. Empfang muss möglich sein, Zustimmung entfällt |
| 31.12.2026 | Ende der allgemeinen Übergangsfrist. Papier und PDF nur noch für Umsätze bis 2026 |
| 01.01.2027 | Versandpflicht über 800.000 Euro. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz 2026 |
| 31.12.2027 | Ende für kleine Aussteller und EDI. Bis 800.000 Euro Umsatz und EDI-Verfahren |
| 01.01.2028 | Versandpflicht für alle. Keine Übergangsregel mehr im B2B-Inland |
Quellen: § 14 UStG und § 27 Abs. 38 UStG, Gesetzestext auf gesetze-im-internet.de, abgerufen am 13.10.2026.
Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist. Laut § 14 Abs. 1 UStG braucht die Übermittlung einer E-Rechnung keine Zustimmung des Empfängers, soweit die Pflicht nach Absatz 2 greift. Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen also seit 2025 annehmen und verarbeiten können, auch wenn es selbst noch Papier verschickt. Wer bis heute XRechnungen als Anhang ausdruckt, erfüllt das formal, verschenkt aber genau den Nutzen, den strukturierte Daten bringen.
Wen trifft die Versandpflicht 2027, und wen noch nicht?
Entscheidend ist der Gesamtumsatz des ausstellenden Unternehmens im Vorjahr, für 2027 also der Umsatz 2026. Liegt er über 800.000 Euro, endet die Übergangsfrist am 31. Dezember 2026. Liegt er darunter, dürfen Sie für Umsätze im Jahr 2027 noch Papier oder mit Zustimmung ein PDF schicken (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG).
- Nur inländisches B2B. Die Pflicht gilt, wenn leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 UStG). Rechnungen an Privatkunden und an Kunden im Ausland fallen nicht darunter.
- Kleinbetragsrechnungen. Rechnungen bis 250 Euro dürfen immer als sonstige Rechnung übermittelt werden (§ 33 UStDV).
- EDI-Verfahren. Wer heute per EDI nach der EU-Empfehlung 94/820/EG abrechnet, darf das mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2027 fortführen, unabhängig vom Umsatz (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG).
- Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG lösen die Rechnungspflicht nach § 14 Abs. 2 nicht aus.
Die 800.000 Euro sind ein Gesamtumsatz, kein B2B-Umsatz
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG des ausstellenden Unternehmens im vorangegangenen Kalenderjahr. Ein Unternehmen mit überwiegend Privatkunden kann die Schwelle also überschreiten, obwohl es nur wenige B2B-Rechnungen schreibt. Für diese wenigen gilt die Pflicht dann trotzdem ab 2027.
Welche Formate zählen als E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist laut § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht oder sich verlustfrei in ein normkonformes Format überführen lässt. Ein PDF, auch ein maschinell erzeugtes, ist keine E-Rechnung. In Deutschland setzen sich zwei Formate durch:
- XRechnung: reines XML nach dem deutschen Standard der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), ohne Sichtdarstellung. Im öffentlichen Auftragswesen ist sie seit Jahren Pflicht.
- ZUGFeRD: ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML, für Menschen und Maschinen lesbar. Laut FAQ des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) zählt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als E-Rechnung, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC WL. EN 16931, EXTENDED und das Profil XRECHNUNG sind zulässig. Die aktuelle Version ist ZUGFeRD 2.5.2 vom 4. August 2026.
Bei ZUGFeRD ist laut FeRD das eingebettete XML die Rechnung, nicht das PDF. Weichen Sichtteil und XML voneinander ab, zählt das XML. Für das ERP heißt das: Die Rechnungsdaten müssen strukturiert und vollständig aus der Fakturierung kommen, ein nachträglich aus dem PDF ausgelesener Datensatz genügt nicht.
Was muss Ihr ERP für die E-Rechnung können?
Fünf Fähigkeiten, nicht eine. In vielen Lastenheften steht nur „XRechnung-Export“. Das deckt den Versand ab, aber nicht die anderen Hälften der Pflicht.
- Erzeugen. XRechnung und ZUGFeRD mit einem zulässigen Profil direkt aus der Faktura, einschließlich Gutschriften und Rechnungskorrekturen. Fragen Sie nach der Formatversion und danach, wer neue Versionen einspielt.
- Prüfen. Eine Validierung gegen die Geschäftsregeln vor dem Versand. Fehlende Pflichtfelder wie Leitweg-ID oder Bestellnummer fallen sonst erst beim Kunden auf.
- Versenden. Per E-Mail, über ein Kundenportal oder ein Netzwerk wie Peppol. Welcher Weg nötig ist, bestimmen Ihre Kunden.
- Empfangen und verarbeiten. Eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien lesen, gegen Bestellung und Wareneingang abgleichen und buchen. Das ist seit 2025 Pflicht und der Teil, in dem die meiste Zeit gespart wird.
- Archivieren. Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 UStG), und zwar im Originalformat. Bei der E-Rechnung ist das die XML-Datei, nicht ein PDF-Ausdruck. Das Archiv muss die GoBD erfüllen.
Kernaussage
Prüfen Sie ein ERP nicht auf „kann XRechnung“, sondern auf alle fünf Schritte: erzeugen, prüfen, versenden, empfangen, archivieren. Die meisten Lücken liegen beim Empfang und bei der Archivierung des XML.
Schafft ein neues ERP die Frist 2027 noch?
In aller Regel nicht. Zwischen dem 13. Oktober 2026 und dem 1. Januar 2027 liegen 80 Tage. Wir haben für alle 16 aktiven Systeme unseres DACH-Vergleichs die untere Grenze der typischen Einführungsdauer aus unseren Produktdaten genommen, also den schnellsten realistischen Fall. Nur bei 3 von 16 liegt sie unter 80 Tagen, und das nur bei kleinen Projekten mit Standardprozessen.
| Untere Grenze der typischen Einführungsdauer | |
|---|---|
| Zeit bis zum Stichtag 01.01.2027 | 80 Tage |
| Odoo (einfache Einführung) | ab 4 Wochen |
| Dynamics 365 Business Central | ab 8 Wochen |
| SAP Business One | ab 2 Monaten |
| SAP S/4HANA Cloud Public Edition | ab 3 Monaten |
| Oracle NetSuite | ab 3 Monaten |
| Epicor Kinetic | ab 4 Monaten |
| proALPHA | ab 4 Monaten |
| Unit4 ERP | ab 4 Monaten |
| Dynamics 365 Finance & SCM | ab 6 Monaten |
| IFS Cloud | ab 6 Monaten |
| Sage X3 | ab 6 Monaten |
| QAD Adaptive ERP | ab 6 Monaten |
| SAP S/4HANA Private Edition | ab 8 Monaten |
| Oracle Fusion Cloud ERP | ab 8 Monaten |
| Infor CloudSuite | ab 9 Monaten |
| SAP S/4HANA On-Premise | ab 12 Monaten |
Quelle: Produktdaten von ERP Pilot (typische Einführungsdauer je System, untere Grenze der angegebenen Spanne), 16 aktive Systeme des DACH-Vergleichs ohne das eingestellte SAP Business ByDesign, ausgewertet am 13.10.2026. Die obere Grenze liegt bei jedem System nach dem Stichtag.
Selbst die drei schnellsten Fälle setzen voraus, dass der Vertrag heute unterschrieben ist und das Projekt ohne Datenmigration aus einem komplexen Altsystem auskommt. Für ein Unternehmen über der Schwelle heißt das: Die Pflicht ab 2027 erfüllen Sie mit Ihrem heutigen ERP, mit einem Zusatzmodul oder mit einem Dienstleister. Die neue ERP-Auswahl muss dagegen sicherstellen, dass das nächste System die E-Rechnung ohne diese Krücken beherrscht.
Wann wollen ERP-Käufer produktiv gehen?
Die meisten deutlich nach dem Stichtag. Im Quiz von ERP Pilot haben zwischen dem 14. Februar und dem 12. Oktober 2026 insgesamt 244 Personen angegeben, wann ihr neues ERP produktiv sein soll. 190 davon (78 %) planten mehr als sechs Monate oder hatten keinen festen Termin. Auch die 54 mit dem engsten Plan landen bei einem Start im Oktober 2026 erst im Frühjahr 2027.
| Anteil an allen Durchläufen mit Antwort auf die Zeitplanfrage | |
|---|---|
| Innerhalb von 6 Monaten | 54 Läufe, 22 % |
| 6 bis 12 Monate | 97 Läufe, 40 % |
| 12 bis 24 Monate | 60 Läufe, 25 % |
| Kein fester Termin | 33 Läufe, 14 % |
Quelle: Quiz-Daten von ERP Pilot, 14.02. bis 12.10.2026, deutsche und englische Version zusammen, n = 244 Durchläufe mit Antwort auf die Frage zum Zeitplan. „Kein fester Termin“ enthält 4 Antworten einer früheren Antwortoption ohne Termin. Selbstselektierte Stichprobe von Personen in der ERP-Auswahl, keine Marktumfrage. Gemessen am 13.10.2026.
Die Daten umfassen beide Sprachversionen, weil die deutsche Teilstichprobe für belastbare Anteile zu klein ist. Für die Aussage spielt das keine Rolle: Eine ERP-Einführung dauert in Deutschland nicht kürzer als anderswo, und wer bei der Zeitplanfrage sechs Monate oder mehr angibt, ist am 1. Januar 2027 nicht produktiv. Laufende Auswahlprojekte haben deshalb meist zwei Aufgaben, die oft vermischt werden: eine Übergangslösung für 2027 und ein Pflichtkriterium für das neue System.
Welche ERP-Systeme liefern die E-Rechnung ab Werk?
Weniger, als die Werbeseiten vermuten lassen. Wir haben am 13. Oktober 2026 für jedes System die Dokumentation des Herstellers gesucht, nicht Partnerblogs. Vollständig belegt, mit Erzeugen und Empfangen im Standard, sind nur die beiden Microsoft-Systeme. Odoo dokumentiert beide Formate für den Versand. Bei den meisten anderen fanden wir keine abrufbare Herstellerquelle, die XRechnung oder ZUGFeRD konkret nennt.
| System | E-Rechnung erzeugen | E-Rechnung empfangen |
|---|---|---|
| Dynamics 365 Business Central | Ja, Standard: XRechnung (UBL), ZUGFeRD, Peppol BIS 3 (Microsoft Learn) | Ja, Standard (E-Documents) |
| Dynamics 365 Finance & SCM | Ja, Standard: XRechnung, ZUGFeRD nicht genannt (Microsoft Learn) | Ja, XRechnung (Microsoft Learn) |
| Odoo | Ja, Standard: XRechnung (UBL) und Factur-X/ZUGFeRD (CII) (Odoo-Dokumentation) | Nicht belegt |
| SAP S/4HANA Cloud Public Edition | Über den Dienst SAP Document and Reporting Compliance (SAP-Wissensdatenbank); Umfang nicht geprüft | Wie Versand, Umfang nicht geprüft |
| Infor CloudSuite (M3) | Über Infor Localization Services Platform, XRechnung 1.2.2 (Infor-Dokumentation zu M3 BE 15.1.4) | Nicht belegt |
| Oracle NetSuite | Nicht belegt | XRechnung über die SuiteApp EU Electronic Invoicing (NetSuite-Hilfe) |
| SAP Business One | Nicht belegt | ZUGFeRD-Import als Belegentwurf, deutsche Lokalisierung (SAP-Leitfaden) |
| proALPHA | Nicht belegt | Eigenes Modul für strukturierte E-Rechnungen im Eingang (proALPHA) |
| SAP S/4HANA Private Edition, On-Premise | Nicht belegt | Nicht belegt |
| Oracle Fusion Cloud ERP | Nicht belegt | Nicht belegt |
| IFS Cloud | Nicht belegt | Nicht belegt |
| Epicor Kinetic | Nicht belegt | Nicht belegt |
| Sage X3 | Nicht belegt | Nicht belegt |
| QAD Adaptive ERP | Nicht belegt | Nicht belegt |
| Unit4 ERP | Nicht belegt | Nicht belegt |
Quellen: Herstellerdokumentation, in jeder Zeile verlinkt, geprüft am 13.10.2026. „Nicht belegt“ heißt, dass wir keine öffentlich abrufbare Herstellerquelle mit konkreter Nennung von XRechnung oder ZUGFeRD gefunden haben. Es heißt nicht, dass das System es nicht kann: Mehrere Anbieter lösen die E-Rechnung über Partner, Zusatzdienste oder Dokumentation hinter einem Kundenlogin. SAP Business ByDesign fehlt, weil SAP den Neuvertrieb eingestellt hat.
Für die Auswahl folgt daraus eine einfache Regel: Lassen Sie sich die E-Rechnung bei jedem System zeigen, auch bei den belegten. Die Dokumentation von Dynamics 365 Finance & SCM nennt etwa nur XRechnung, nicht ZUGFeRD, und die von NetSuite und SAP Business One beschreibt den Empfang, nicht den Versand. Bei proALPHA, einem der großen Anbieter für den Mittelstand im DACH-Raum, fanden wir eine Produktseite zur Verarbeitung eingehender E-Rechnungen, aber keine öffentliche Beschreibung des Versands. Das ist kein Urteil über das Produkt, sondern eine Frage, die Sie dem Anbieter vor dem Vertrag stellen sollten.
Warum wir keine Partnerangaben verwenden
Implementierungspartner werben häufig mit eigener E-Rechnungs-Erweiterung für ein System. Das kann eine gute Lösung sein, ist aber nicht der Standard des Herstellers, hat eine eigene Lizenz und eine eigene Wartung. Die Tabelle zeigt deshalb nur, was der Hersteller selbst dokumentiert.
Was tun, wenn Ihr heutiges ERP keine E-Rechnung kann?
Für die Frist 2027 gibt es drei Wege, und keiner davon braucht ein neues ERP. Welcher passt, hängt davon ab, ob Ihr System noch Updates bekommt.
- Update des Herstellers. Wenn Ihr Release noch gewartet wird, prüfen Sie, ob der Hersteller die E-Rechnung per Update oder Lokalisierung nachliefert. Das ist der sauberste Weg, weil Formatversionen künftig mitgepflegt werden.
- Zusatzmodul oder Konverter. Eine Lösung, die Rechnungsdaten aus dem ERP liest und daraus XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt. Achten Sie darauf, dass der Konverter strukturierte Daten aus dem ERP bekommt und nicht ein PDF ausliest.
- Dienstleister. Ein E-Rechnungsdienst übernimmt Erzeugung, Versand, Empfang und Archivierung. Schnell, aber eine weitere Schnittstelle und laufende Kosten.
Schwierig wird es bei Systemen ohne Wartung. Gesetzliche Änderungen kommen dort nicht mehr vom Hersteller, sondern hängen an Ihrem Partner. Das betrifft etwa ältere Navision-Versionen, deren Lage unser Ratgeber zum Navision-Nachfolger beschreibt, und SAP ECC nach dem Ende der Wartung, siehe SAP-ECC-Wartungsende. In diesen Fällen ist die Übergangslösung für 2027 auch ein Argument, die ERP-Auswahl jetzt zu beginnen.
Welche Fragen gehören jetzt in die ERP-Ausschreibung?
Sechs Fragen trennen eine echte E-Rechnungs-Fähigkeit von einem Exportknopf:
- Welche Formate und Profile erzeugen Sie ab Werk? XRechnung in der aktuellen Version, ZUGFeRD mit Profil EN 16931 oder XRECHNUNG. MINIMUM und BASIC WL reichen nicht.
- Ist das Standard, Zusatzmodul oder Partnerlösung, und was kostet es? Lassen Sie sich die Lizenzposition nennen.
- Wie werden eingehende E-Rechnungen verarbeitet? Fragen Sie nach Abgleich mit Bestellung und Wareneingang, nicht nur nach dem Import.
- Wie und wo wird das XML archiviert? Acht Jahre, GoBD-konform, im Originalformat.
- Wer pflegt neue Formatversionen? XRechnung und ZUGFeRD werden regelmäßig fortgeschrieben, FeRD kündigt das nächste ZUGFeRD-Release bereits an.
- Unterstützen Sie Peppol oder die Portale Ihrer wichtigsten Kunden? Der Versandweg entscheidet sich bei Ihren Kunden.
Wenn Sie gerade eine Shortlist bilden, gehört die E-Rechnung als Knockout-Kriterium neben Rechnungslegung nach HGB und GoBD. Was ein System in Ihrem Fall sonst noch erfüllen muss, hängt von Branche, Größe und Struktur ab. Die Reihenfolge der übrigen Entscheidungen beschreibt unser Leitfaden zur ERP-Auswahl, die Kosten der Systeme stehen im ERP-Preisvergleich.