Das beste KI-Tool für Unternehmen gibt es nicht, es gibt eines pro Aufgabe. Für Texte, Recherche und Besprechungsnotizen genügt ein Team-Assistent wie Microsoft 365 Copilot, Claude oder Gemini in Google Workspace, für rund 18 EUR pro Nutzer und Monat. Für Vertrieb und Service ist meist die KI im eigenen CRM die bessere Wahl, weil sie mit Ihren Kundendaten arbeitet. Für Aufträge, Rechnungen und Bestände kann nur die KI im ERP-System auf die Geschäftsvorfälle zugreifen. Die großen ERP-Anbieter liefern ihren Assistenten inzwischen mit der Lizenz aus und berechnen nur die Agenten.
Die meisten Ranglisten zu diesem Thema stammen von Softwareanbietern, die ihre eigenen Produkte nach vorne stellen. ERP Pilot ist ein unabhängiger ERP-Vergleich und verkauft keines der folgenden Produkte. Wir vergleichen sie nach vier Kriterien: was die KI tut, welche Daten sie sieht, wie sie abgerechnet wird und was sie ein Team tatsächlich kostet. Preise und Funktionen stammen von den Seiten der Anbieter, abgerufen am 29. Oktober 2026. Warum die KI im führenden System den größten Nutzen bringt und wie sich die drei Ebenen unterscheiden, erklärt unser Beitrag zur KI-Software für Unternehmen.
Kernaussage
Wählen Sie die KI dort, wo die Arbeit stattfindet. Ein Assistent hilft beim Schreiben. Die KI in CRM oder ERP arbeitet mit Ihren Daten und kostet zusätzlich zur bestehenden Lizenz oft nichts.
Welche KI-Tools lohnen sich für Unternehmen?
Die folgende Auswahl sortiert die Produkte nach Aufgabe, nicht nach Marke. Jedes ist für seine Aufgabe eine gute Wahl und außerhalb davon eine schwache.
| Produkt | Geeignet für | Datenzugriff | Listenpreis (jährliche Abrechnung) |
|---|---|---|---|
| Microsoft 365 Copilot Business | Unternehmen mit Outlook, Word, Excel und Microsoft Teams | E-Mails, Dateien und Besprechungen in Microsoft 365 | 18,20 EUR pro Nutzer und Monat als Zusatz, zzgl. MwSt. (Microsoft) |
| Claude Team | Texte, Analysen, lange Dokumente | Was Nutzer hochladen oder anbinden | 18,40 EUR pro Standardlizenz und Monat, 2 bis 150 Lizenzen (Anthropic, umgerechnet) |
| Gemini in Google Workspace | Unternehmen mit Gmail, Docs und Sheets | E-Mails und Dateien in Workspace | Ab Business Standard enthalten (Google) |
| ChatGPT Business | Allgemeiner Assistent für gemischte Umgebungen | Was Nutzer hochladen oder anbinden | Kein Preis genannt: Die Preisseite des Anbieters war für uns nicht abrufbar |
| Salesforce Agentforce | Vertrieb und Service mit Salesforce | CRM-Daten | Ab 1,84 EUR pro Konversation oder 115,00 EUR pro Nutzer und Monat (Salesforce, umgerechnet) |
| HubSpot-Breeze-Agenten | Marketing und Vertrieb mit HubSpot | CRM-Daten | Verbraucht HubSpot Credits (HubSpot) |
| Copilot in Business Central | Mittelstand mit Business Central | Aufträge, Bestände, Buchungen im Rahmen der Nutzerrechte | In der Lizenz enthalten (Microsoft Learn) |
| proALPHA-KI | Fertigende Mittelständler mit proALPHA | proALPHA-Daten | Über 30 produktive Anwendungsfälle, keine Preisangabe (proALPHA) |
| Odoo-KI | Kleine Unternehmen mit Odoo | Odoo-Daten; liest und erstellt Entwürfe | Teil von Odoo (Odoo-Dokumentation) |
Alle Preise pro Nutzer oder Lizenz und Monat, abgerufen am 29. Oktober 2026. Google zeigt Workspace-Preise je nach Standort an und lieferte unserer Abfrage keine, daher nennen wir den Tarif, keinen Preis. Vom 1. Juli bis 31. Dezember 2026 bietet Microsoft Copilot Business als Aktionspreis für 15,60 EUR an, nur für das erste Jahr. Microsoft veröffentlicht Euro-Preise. Für die übrigen Angaben gilt: Herstellerpreise werden in US-Dollar veröffentlicht und hier zum Kurs 1 USD = 0,92 EUR umgerechnet (Stand August 2026). Anbieter kalkulieren regional, ein konkretes Angebot in Euro kann daher abweichen.
Welchen KI-Assistenten sollte ein Team kaufen?
Den, der zur vorhandenen Office-Umgebung passt. Ein Assistent ist nur so nützlich wie die Dateien und E-Mails, die er erreicht, und jeder Anbieter bindet seine eigene Umgebung am besten an.
- Microsoft 365 Copilot Business arbeitet in Outlook, Word, Excel, PowerPoint und Teams und liest die Microsoft-365-Daten des Nutzers. Er kostet 18,20 EUR pro Nutzer und Monat bei jährlicher oder 21,84 EUR bei monatlicher Abrechnung, jeweils zzgl. MwSt. (Microsoft). Copilot in Business Central ist ein eigenes Produkt: Laut Microsoft gibt es derzeit keine direkte Verbindung zwischen beiden (Microsoft Learn).
- Gemini in Google Workspace ist das Gegenstück für Gmail und Docs. Gemini in Docs, Sheets, Slides, Drive und Meet gibt es ab Business Standard; Business Starter enthält Gemini nur in Gmail (Google).
- Claude Team ist unabhängig von der Office-Umgebung. Eine Standardlizenz kostet 18,40 EUR pro Monat bei jährlicher oder 23,00 EUR bei monatlicher Abrechnung, für Teams mit 2 bis 150 Personen (Anthropic, von US-Dollar umgerechnet). Claude Team eignet sich für Teams, die viel schreiben, Verträge prüfen oder lange Dokumente auswerten.
- ChatGPT Business erfüllt dieselbe Rolle für Teams, die ChatGPT bereits nutzen. Einen Preis nennen wir nicht, weil die Preisseite des Anbieters am 29. Oktober 2026 für uns nicht abrufbar war. Prüfen Sie ihn direkt.
Keiner der vier greift auf Ihre Aufträge oder Ihre Buchhaltung zu. Die Assistenten sehen nur, was Nutzer einfügen, hochladen oder anbinden. Für Texte und Recherche reicht das. Eine Rechnung buchen sie nicht.
Welche KI steckt bereits in Ihrem CRM?
Arbeiten Vertrieb oder Service in einem CRM, ist dessen eingebaute KI meist der nächste Schritt. Sie liest Kundenhistorie, offene Verkaufschancen und Tickets, ohne dass jemand Daten in einen Chatbot kopiert. Zwei Preismodelle sind verbreitet.
| CRM | KI | Abrechnung |
|---|---|---|
| Salesforce | Agentforce | 460,00 EUR pro 100.000 Flex Credits bei 20 Credits pro Standardaktion (rund 0,09 EUR pro Aktion), alternativ 1,84 EUR pro Konversation oder Zusatzpakete für 115,00 EUR pro Nutzer und Monat mit unbegrenzter Nutzung durch Mitarbeitende |
| HubSpot | Breeze Assistant und Agenten | Agent Hub in Starter, Professional und Enterprise enthalten; eigene Agenten verbrauchen HubSpot Credits, die als Paket oder nutzungsabhängig abgerechnet werden |
Quellen: Preise für Salesforce Agentforce, KI bei HubSpot, abgerufen am 29. Oktober 2026. Salesforce veröffentlicht US-Dollar-Preise, hier umgerechnet. HubSpot nennt den Credit-Preis im Produktkatalog, nicht auf der KI-Seite.
Das Muster gleicht dem im ERP: ein Basisassistent in der Lizenz, verbrauchsabhängige Abrechnung für Agenten. Fragen Sie vor dem Einschalten, was ein Durchlauf kostet und wer das Ergebnis freigibt.
Welches ERP hat die nützlichste eingebaute KI?
Das ERP, das Sie bereits nutzen, sofern es die Cloud-Variante ist. Alle großen ERP-Anbieter liefern inzwischen einen Assistenten. Für ein Unternehmen mit ERP ist er die günstigste KI, die es ergänzen kann: Er ist enthalten und kennt die Daten bereits.
| ERP | Assistent | Was der Anbieter dokumentiert |
|---|---|---|
| Dynamics 365 Business Central | Copilot | Ohne Zusatzkosten in der Lizenz enthalten, nur in Business Central Online; übernimmt die Berechtigungen des Nutzers; Fair-Use-Regeln, Kontingente oder Preise könnten später eingeführt werden (Microsoft Learn) |
| Oracle NetSuite | Ask Oracle | 1.000 AI Units pro Nutzer (General Access) und Monat in einem gemeinsamen Kontingent, das mit Ende der Vertragslaufzeit verfällt; Ask Oracle verbraucht daraus (Oracle) |
| SAP S/4HANA Cloud | Joule | Joule Base ohne Zusatzkosten bei einem qualifizierenden SAP-Cloud-Abonnement; 0,02 AI Units pro Agentenaktion im Jahr 2026 (SAP Learning) |
| proALPHA | proALPHA-KI | Über 30 produktive Anwendungsfälle, etwa Verkaufsassistent, automatisierte Rechnungsverarbeitung und Shopfloor-Werkerassistenz; erste integrierte KI-Agenten mit dem geplanten Release Proalpha ERP 27 erwartet (proALPHA) |
| Odoo | Ask AI | Laut Dokumentation kann der Standardagent „Ask AI“ keine Änderungen an der Datenbank vornehmen; eigene Agenten handeln über zugewiesene Themen (Odoo-Dokumentation) |
Was davon im Betrieb funktioniert und was noch Ankündigung ist, beschreibt unser Beitrag zur KI in ERP-Systemen. Was die Agenten pro Aktion kosten, rechnet der Beitrag zu den Kosten von KI-Agenten im ERP vor. Haben Sie noch kein ERP, kommt die KI-Frage an zweiter Stelle: Die unabhängige Übersicht der besten ERP-Systeme zeigt, welches System zu welchem Unternehmensprofil passt.
Gleiches Modell, andere Daten
Viele dieser Assistenten nutzen Sprachmodelle derselben wenigen Anbieter. Was einen nützlicher macht als den anderen, sind die Daten, die er erreicht, und die Aktionen, die er ausführen darf, nicht das Chatfenster.
Was kostet KI ein Unternehmen mit 25 Mitarbeitenden pro Jahr?
5.460 EUR für je eine Copilot-Lizenz pro Person zum Listenpreis, gegenüber 6.900 EUR bis 41.400 EUR für die ERP-Lizenz, mit der diese Personen arbeiten, je nach System. Beide Seiten haben wir auf derselben Basis berechnet: die Listenpreise der Assistenten oben und die Lizenzspannen aus unseren Preisdaten, für 25 Nutzer über zwölf Monate.
| Pro Jahr | |
|---|---|
| Microsoft 365 Copilot Business, 25 Lizenzen | 5.460 EUR |
| Claude Team (Standard), 25 Lizenzen | 5.520 EUR |
| Odoo, Lizenz für 25 Nutzer: 6.900 EUR bis 12.420 EUR | 9.660 EUR |
| Business Central, Lizenz für 25 Nutzer: 22.080 EUR bis 30.360 EUR | 26.220 EUR |
| NetSuite, Lizenz für 25 Nutzer: 27.324 EUR bis 41.400 EUR | 34.362 EUR |
| proALPHA, Lizenz für 25 Nutzer: 22.080 EUR bis 41.400 EUR | 31.740 EUR |
Quelle: Berechnung von ERP Pilot am 29. Oktober 2026. Assistenten: Microsoft (18,20 EUR zzgl. MwSt.) und Anthropic (umgerechnet) pro Nutzer und Monat, jährliche Abrechnung. ERP-Lizenzen: Spanne pro Nutzer aus den Preisdaten von ERP Pilot (Preise geprüft am 07.09.2026, 11.09.2026 und 21.10.2026) × 25 Nutzer × 12. Balken und Werte der ERP-Lizenzen zeigen die Mitte der Spanne. Nur Lizenz: Die Einführung, meist der größere Posten, ist nicht enthalten. Microsoft veröffentlicht Euro-Preise. Für die übrigen Angaben gilt: Herstellerpreise werden in US-Dollar veröffentlicht und hier zum Kurs 1 USD = 0,92 EUR umgerechnet (Stand August 2026). Anbieter kalkulieren regional, ein konkretes Angebot in Euro kann daher abweichen.
Daraus folgen zwei Punkte. Erstens ist die KI-Lizenz nicht der teure Teil. Die ERP-Lizenz ist bei jedem der genannten Systeme ein Vielfaches davon, und das Einführungsprojekt, das die Grafik weglässt, ist noch einmal größer; unsere Aufstellung der ERP-Einführungskosten behandelt diesen Posten. Zweitens kostet der im ERP enthaltene Assistent in diesem Vergleich nichts zusätzlich. Für Mitarbeitende in Finanzen und Logistik, die ihren Arbeitstag im ERP verbringen, ist er damit die naheliegende erste KI.
Wie groß ist eine KI-Lizenz im Verhältnis zur ERP-Lizenz?
Zwischen 13 und 79 % der Lizenz, je nach ERP. Dafür haben wir die Kosten einer Copilot-Business-Lizenz pro ERP-Nutzer durch die jährliche ERP-Lizenz für dieselben Nutzer geteilt. Weil beide Seiten pro Nutzer abgerechnet werden, hängt der Anteil nicht von der Unternehmensgröße ab.
| Aufschlag | |
|---|---|
| Odoo | 44 bis 79 % |
| Business Central | 18 bis 25 % |
| NetSuite | 13 bis 20 % |
| proALPHA | 13 bis 25 % |
Quelle: Berechnung von ERP Pilot am 29. Oktober 2026: 18,20 EUR pro Nutzer und Monat geteilt durch die Lizenzspanne pro Nutzer aus den Preisdaten von ERP Pilot. Niedriger Anteil am oberen Ende der Lizenzspanne, hoher Anteil am unteren. Listenpreise; ausgehandelte Rabatte verändern beide Seiten. Microsoft veröffentlicht Euro-Preise. Für die übrigen Angaben gilt: Herstellerpreise werden in US-Dollar veröffentlicht und hier zum Kurs 1 USD = 0,92 EUR umgerechnet (Stand August 2026). Anbieter kalkulieren regional, ein konkretes Angebot in Euro kann daher abweichen.
Bei einem günstigen ERP wie Odoo erhöht ein Assistent für alle die Softwarekosten am unteren Ende der Spanne um 79 %. Bei Business Central sind es 18 bis 25 %, bei NetSuite 13 bis 20 %, bei proALPHA 13 bis 25 %. Je günstiger das ERP, desto eher lohnt es sich, mit der enthaltenen KI zu beginnen und Assistenten nur für die Personen zu kaufen, die den ganzen Tag schreiben. Die Preise pro Nutzer hinter diesen Spannen finden Sie auf der Preisseite zu Odoo und der Preisseite zu Business Central.
Lizenzen für alle sind selten die richtige Rechnung
Nicht jeder ERP-Nutzer braucht einen Assistenten. Mitarbeitende in Lager und Fertigung, die den ganzen Tag im ERP buchen, haben von der eingebauten KI mehr als von einem Schreibassistenten. Kalkulieren Sie Lizenzen nur für die Rollen, die den Assistenten tatsächlich nutzen, und vergleichen Sie erst dann.
Welche KI-Tools passen zum Mittelstand?
Für kleine und mittlere Unternehmen zählt die Reihenfolge mehr als die Marke. Die Tabelle ordnet die Wahl nach der Ausgangslage.
| Ausgangslage | Beginnen Sie mit | Warum |
|---|---|---|
| Bis 20 Personen, kein ERP, Office-Umgebung vorhanden | Dem Assistenten Ihrer Office-Umgebung | Niedrigste Kosten pro Person, keine Datenübernahme, sofort nutzbar |
| Vertrieb und Service arbeiten im CRM | Der KI im CRM | Arbeitet mit Verkaufschancen und Tickets; Verbrauchspreise vor dem Einschalten der Agenten prüfen |
| Rechnungen, Aufträge und Bestände in Excel | Einer ERP-Auswahl, KI an zweiter Stelle | Keine KI arbeitet zuverlässig mit Daten, die über Dateien verteilt sind |
| ERP bereits in der Cloud | Dem Assistenten des ERP | In der Lizenz enthalten und berücksichtigt die Berechtigungen |
| ERP im eigenen Rechenzentrum (On-Premise) | Einem Assistenten für Büroarbeit; den Cloud-Umstieg planen | Copilot in Business Central etwa gibt es nur in der Online-Variante |
Die letzte Zeile wird leicht übersehen. Mehrere ERP-Assistenten gibt es nur in der Cloud-Variante; Microsoft schreibt das für Business Central ausdrücklich (Microsoft Learn). Ein Unternehmen mit einer älteren On-Premise-Version erhält die eingebaute KI erst nach dem Umstieg.
Wie vergleichen Sie KI-Tools vor dem Kauf?
Mit fünf Fragen, die Sie jedem Anbieter schriftlich stellen. Die Antworten zeigen, ob die KI im Alltag nützt oder nur in der Vorführung überzeugt.
| Frage | Was eine gute Antwort enthält |
|---|---|
| Welche unserer Daten liest die KI, und beachtet sie Benutzerrollen? | Die Zusage, dass sie die Berechtigungen des Nutzers übernimmt, wie Microsoft es für Business Central dokumentiert |
| Was darf sie selbstständig ändern? | Eine Liste der Aktionen pro Agent und ein Freigabeschritt, den Sie steuern |
| Werden unsere Daten zum Training von Modellen verwendet? | Eine vertragliche Klausel gegen Training, keine Marketingseite |
| Wo werden Anfragen verarbeitet, und gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO? | Region, Unterauftragsverarbeiter und ein AVV; die Region kann vom Hosting der Anwendung abweichen |
| Was wird nach Verbrauch abgerechnet, und was passiert, wenn das Kontingent aufgebraucht ist? | Ein veröffentlichter Preis pro Einheit, Credit oder Konversation und eine Kostenobergrenze |
Testen Sie danach mit Ihren eigenen Unterlagen. Geben Sie jedem Tool der engeren Wahl dieselben drei Aufgaben aus Ihrem Unternehmen, etwa eine Eingangsrechnung, eine Kundenreklamation und eine Frage zum Monatsabschluss, und vergleichen Sie die Ergebnisse, nicht die Folien.
Kernaussage
Das beste KI-Tool für Unternehmen ist dasjenige, das auf Ihren Daten aufsetzt: ein Office-Assistent für Texte, die KI im CRM für Kunden, die KI im ERP für Geschäftsvorfälle. Zum Listenpreis erhöht eine Copilot-Lizenz pro ERP-Nutzer die ERP-Lizenzkosten um 13 bis 79 %, während der Assistent im ERP enthalten ist.
